Тема урока
– Должностная инструкция офис-менеджера
Должностная инструкция — это тот документ,
который призван четко определить место и назначение конкретной должности в
компании. Именно в ней отражены такие важные вопросы, как требования,
выдвигаемые к кандидатам на вакантные должности, должностные обязанности
сотрудников, их права и ответственность. Должностные инструкции призваны
облегчить адаптацию новых сотрудников. Они служат основой для оценки
результатов деятельности сотрудников и их аттестации. Следует заметить, что
типовые должностные инструкции содержат лишь общую информацию, а задача
HR-специалиста и других заинтересованных лиц — переделать типовую должностную
инструкцию на основании корпоративных стандартов своей компании.
Взяв за основу примеры должностных инструкций, необходимо вдумчиво разработать
такой документ, который будет решать задачи вашей компании с учетом ее
структуры, сферы деятельности и других особенностей.
Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого
трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция
офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности
офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он
занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить
ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам
образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными
обязанностями и полномочиями.
Должностная
инструкция офис-менеджера
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1.
Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории
специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом
генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к
другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим
требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное,
стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер,
принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами Украины;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими
нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2.
Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие
должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию
генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция,
регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные
работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и
других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет
базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором
(материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте
проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные
билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными
товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их
приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования,
коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного
оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов
технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и
разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием
заявок и разработка графика); уборщицы.
3.
Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом
для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и
работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате
деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у
офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.
4.
Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер
несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих
должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по
сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины,
правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
